No-Show-Dashboard: Terminausfälle der Zahnarztpraxis auswerten

Was der Bauplan macht

Du ziehst einen Terminexport aus deiner Praxissoftware in Claude. Daraus entsteht eine fertige Auswertung als einzelne Datei auf deinem Computer:

Ausfallquote gesamt, getrennt nach Absage und Nichterscheinen
Verteilung nach Wochentag und Tageszeit – z. B. „Montag 9,5 %“, „15 bis 17 Uhr kritisch“
Ausfälle nach Terminart und Behandler, Anteil der Patienten, die mehrfach ausfallen
Verlorene Behandlungszeit in Stunden (im Beispiel: 264 Stunden im Jahr)
Konkrete Handlungsempfehlungen, sortiert nach Wirkung

Kein Programmieren, kein Abo beim Systemhaus, keine zusätzliche Software.

Was du brauchst

Claude (Desktop-App). Die kostenlose Version reicht für diese Auswertung. Wer Claude öfter nutzt: ca. 20 € im Monat.
Einen Terminexport der letzten 12 Monate als Excel- oder CSV-Datei
15 Minuten Zeit

Schritt 1 – Terminexport ziehen

Den Export gibt es in jeder Praxissoftware. Er heißt meist Terminstatistik, Terminliste oder Datenexport. Wenn du ihn nicht findest: kurz den Systembetreuer fragen, das dauert zwei Minuten.

Pflicht sind nur zwei Spalten:

Wann war der Termin (Datum und Uhrzeit)
Was ist daraus geworden (Status: erledigt, nicht erschienen, abgesagt)

Optional, macht die Auswertung besser: Dauer, Behandler, Zimmer, Terminart.

Schritt 2 – Patientendaten rauslöschen

Namen, Geburtsdatum, Telefonnummern und alles andere Persönliche vor dem Hochladen aus der Tabelle löschen. Die braucht die Auswertung nicht. Was du nicht exportierst, musst du nicht schützen – damit ist es keine Patientenakte mehr, sondern eine reine Terminstatistik.

Schritt 3 – Auftrag an die KI geben

Claude öffnen, Modus Cowork wählen, die Datei anhängen und diesen Auftrag einfügen. Die Klammern am Ende mit deinen Praxisdaten füllen:

Ich bin Zahnarzt und möchte die Terminausfälle meiner Praxis auswerten. Im Anhang ist ein Terminexport der letzten 12 Monate aus meiner Praxissoftware. Baue mir daraus eine übersichtliche Auswertung als einzelne HTML-Datei, die ohne Internet auf meinem Computer läuft und in die ich künftig jeden Monat einen neuen Export ziehen kann. Sag mir zuerst, welche Spalten du für Datum, Uhrzeit, Status, Dauer, Behandler und Terminart erkannt hast, und lass mich das bestätigen oder korrigieren. Dasselbe gilt für die Statuswerte – zeig mir, welche Werte in meiner Datei vorkommen, und lass mich zuordnen, welche davon ein Ausfall sind. Das soll ausgewertet werden: Ausfallquote gesamt, getrennt nach Absage und Nichterscheinen. Verteilung nach Wochentag und nach Tageszeit. Zusammenhang zwischen Vorlaufzeit und Ausfall. Ausfälle nach Terminart und nach Behandler. Anteil der Patienten, die mehrfach ausgefallen sind. Wenn eine Dauer-Spalte vorhanden ist, rechne die verlorene Behandlungszeit aus. Vergleiche jeden Wert mit einem Zielkorridor (Ausfallquote bis 5 %) und markiere, wo Handlungsbedarf besteht. Am Ende sollen konkrete Handlungsempfehlungen stehen, sortiert nach Wirkung – abgeleitet aus den Auffälligkeiten, die du in meinen Daten gefunden hast. Wichtig: Wenn eine Spalte fehlt oder die Datenlage für eine Aussage zu dünn ist, sage das ausdrücklich in der Auswertung, statt zu schätzen. Kennzeichne jede Vermutung als solche. Meine Praxis: [Anzahl] Behandler, [Anzahl] Behandlungszimmer, Schwerpunkt [Ihr Schwerpunkt].

Dann „Aufgabe starten“ klicken. Claude fragt zwischendurch nach, welche Spalte was bedeutet – einfach beantworten.

Schritt 4 – Auswertung lesen

Fertig ist eine einzelne Datei (z. B. ausfallanalyse.html) auf deinem Computer. Doppelklick öffnet sie im Browser. Kein Internet, kein Konto, keine laufenden Kosten – und du kannst sie an Kolleginnen und Kollegen weitergeben.

Ab jetzt jeden Monat: neuen Export reinziehen, auswerten, fertig. 5 Minuten im Monat.

Schritt 5 – Gegenprüfen

Bevor du etwas entscheidest: zwei, drei Werte mit der Praxissoftware abgleichen. Stimmen die Zahlen? Das ist kein Misstrauen, sondern gesunder Menschenverstand – und die EU-KI-Verordnung nennt es „menschliche Aufsicht“.

Datenschutz: Lade nur die Terminstatistik ohne Namen, Geburtsdaten und Kontaktdaten hoch. Dann verlassen keine Patientendaten die Praxis.

Das Ergebnis

Aus zehn Ausfällen, über die man sich ärgert, wird eine Zahl, mit der man arbeiten kann – und drei Maßnahmen, die man montags im Teammeeting beschließt.

Weiterführend

Die Auswertung monatlich wiederholen und Vorher/Nachher vergleichen
Kombinieren mit einer Erinnerungs-SMS für die kritischen Zeitfenster