Kennzahlen-Cockpit: BWA und Praxiszahlen mit KI auswerten

Was der Bauplan macht

Du gibst Claude eine fertige Bauanleitung (den „Machine Part“ aus dem Bauplan). Daraus entsteht dein eigenes Kennzahlen-Cockpit als einzelne Datei, die im Browser auf deinem Rechner läuft. Jeden Monat ziehst du BWA und Praxisstatistik hinein und siehst:

Umsatz je Behandlerstunde als Leitkennzahl (im Beispiel: 412 €)
Die Gabel: Verliert deine Praxis an der Auslastung (Ausfälle, Stuhlauslastung, Recall) oder am Fallwert (HKP-Annahme, Privatanteil)?
Acht Kennzahlen im Vergleich mit deinen eigenen Zielkorridoren
Jede Abweichung in Euro pro Jahr (im Beispiel: 88.200 € durch nur 45 % HKP-Annahme)
Einen Maßnahmenplan, sortiert nach Wirkung: was, wer, bis wann, woran du es misst

Kein Programmieren, keine Kosten, keine Patientendaten.

Was du brauchst

Ein kostenloses Konto bei Claude (claude.ai) und einen aktuellen Browser
Die BWA vom Steuerberater als PDF – ein echtes PDF aus dem Kanzleiportal, kein Scan
Eine Praxisstatistik mit acht Summen aus deiner Praxissoftware (Vorlage im Bauplan)
Zwei Zahlen aus dem Terminbuch: Behandlungsstunden und verfügbare Sprechstunden
Rund 30 Minuten beim ersten Mal, danach 10 Minuten im Monat

Schritt 1 – BWA bereithalten

Nimm die aktuelle BWA als PDF. Am besten bittest du den Steuerberater um eine Spalte über die letzten zwölf Monate; sonst reicht die kumulierte Jahresspalte.

Schritt 2 – Praxisstatistik erstellen

Trag diese acht Summen für dieselben zwölf Monate in eine Excel-Tabelle ein (eine Spalte Bezeichnung, eine Spalte Wert):

Termine gesamt · davon abgesagt · davon nicht erschienen (Terminstatistik)
Recall-Einladungen versendet · Recall-Termine wahrgenommen (Recall-Liste)
Heil- und Kostenpläne erstellt · davon angenommen · Summe Planwerte Honorar (HKP-Übersicht)

Schritt 3 – Zwei Stundenwerte notieren

Behandlungsstunden am Stuhl – was alle Zahnärzte in zwölf Monaten tatsächlich behandelt haben
Verfügbare Sprechstunden – laut Sprechzeiten, ohne Urlaub und Fortbildung

Beides steht im Terminbuch. Orientierung laut KZBV: rund 1.350 Behandlungsstunden pro Inhaber und Jahr.

Schritt 4 – Zielkorridore festlegen

Im Machine Part stehen Vorgaben (z. B. Umsatz je Behandlerstunde 380–520 €, Ausfallquote bis 5 %, HKP-Annahme ab 60 %). Passe sie an deine Praxis an – eine Landpraxis mit Kassenschwerpunkt braucht andere Ziele als eine Privatpraxis in der Großstadt. Die Ziele gibt nicht die KI vor, sondern du.

Schritt 5 – Cockpit von der KI bauen lassen

Den Machine Part aus dem Bauplan-Download öffnen und unter „Meine Praxis“ deine Angaben eintragen.
claude.ai öffnen, neues Gespräch starten, den gesamten Text einfügen – oder die Datei hochladen und „Bitte umsetzen“ schreiben.
Die fertige HTML-Datei herunterladen und auf deinem Rechner speichern.

Deine Praxiszahlen gibst du nicht an die KI. Claude bekommt nur die Bauanleitung – die Zahlen kommen erst ins fertige Cockpit, auf deinem Rechner.

Schritt 6 – Auswertung starten

Cockpit per Doppelklick im Browser öffnen (nicht in der Vorschau des Chatfensters).
Erst testen: „Beispielpraxis ansehen“ klicken. Oben muss 412 € stehen – dann ist das Cockpit richtig gebaut.
BWA und Praxisstatistik hineinziehen, beide Kacheln werden grün.
Die zwei Stundenwerte eintragen – das Ergebnis erscheint.

Schritt 7 – Gegenprüfen

Eine KI kann Fehler machen. Bevor du etwas entscheidest: ein, zwei Werte mit dem Original vergleichen, z. B. den Umsatz mit der BWA und „Termine gesamt“ mit der Praxissoftware. Stimmen die, stimmt in der Regel auch der Rest.

Leuchtet eine Zahl rot, prüfe zuerst, ob dein Zielkorridor zur Praxis passt – und erst dann deine Praxis. Die Eurobeträge sind rechnerische Abstände, keine Prognosen.

Schritt 8 – Maßnahmen festlegen

Höchstens drei Maßnahmen aus dem Maßnahmenplan auswählen
Für jede eine Person benennen – einen Namen, nicht „die Rezeption“
Ergebnis mit „Als PDF sichern“ ins Teammeeting mitnehmen

Datenschutz: BWA und Praxisstatistik enthalten nur Summen – kein einziger Patient taucht auf. Die BWA ist aber Geschäftsgeheimnis: Behandle die Dateien vertraulich.

Das Ergebnis

Statt zwölf Zahlen einmal im Jahr weißt du jeden Monat, wo du ansetzen musst. Und mit jeder neuen BWA wird aus der Momentaufnahme ein Trend.

Weiterführend

Kennzahlen je Behandlerin und Behandler
Kombinieren mit dem No-Show-Dashboard (Tool #1), wenn die Auslastung deine Hauptursache ist